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Acquisition d’une machine

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Contenu du cahier des charges

Le cahier des charges est l’élément clé de la relation entre l’employeur utilisateur et ses fournisseurs. Il permet d’anticiper les difficultés ultérieures.

Le cahier des charges permet la consultation de fournisseurs, qui s’appuient sur ce document pour proposer une offre chiffrée et des délais de réalisation. Une fois le ou les prestataires retenus, il est annexé au contrat. C’est l’élément essentiel de la relation entre l’employeur-utilisateur et son ou ses fournisseurs. Un cahier des charges bien rédigé facilite cette relation.

 

Pour élaborer un cahier des charges répondant au besoin, il peut être nécessaire, en fonction des enjeux (humain, productif, économique) ou de la complexité du projet, d’associer à sa rédaction les différentes personnes de l’entreprise concernées, par exemple :

  • des représentants des méthodes, de la production et de la maintenance, du nettoyage et des achats
  • des représentants des ressources humaines (pour les incidences du projet sur le personnel, sur la formation…),
  • les représentants du personnel (Comité social et économique, Commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) si elle existe).
  • Le service de santé au travail.

 

Si besoin, il est possible de prendre conseil auprès de compétences externes, notamment les services prévention de la caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (CRAMIF/CARSAT) ou de la caisse générale de sécurité sociale (CGSS).

 

Les points à définir précisément dans un cahier des charges :

  • Nature du besoin ;
  • Critères de performance ;
  • Limites de la fourniture ;
  • Population utilisatrice ;
  • Usages attendus : cette description doit se baser sur des analyses d’activités et le retour d’expériences réalisé sur des machines comparables ;
  • Exigences pour la maintenance (accès, conditions d’intervention, durées allouées…) ;
  • Qui fait quoi ? (notamment qui est responsable de la procédure de certification de conformité, d’autant plus pour les lignes de production) ;
  • Conditions et contraintes liées au site d’implantation (configuration du site et de la zone d’implantation, moyens de manutention, raccordements en énergie, éclairement…) ;
  • Conditions de livraison et de montage sur le site d’implantation ;
  • Normes à respecter ;
    Attention : il est généralement illusoire d’imposer à un constructeur un trop grand nombre de normes dont le respect deviendrait difficile à vérifier.
  • Marques de composants (électriques, pneumatiques, hydrauliques…) à employer afin de faciliter la maintenance ;
  • Conditions de réception ;
  • Conditions de formation des personnels de production, de réglage et de maintenance ;
  • Conditions d’accord si une partie de la maintenance reste le monopole du constructeur.

Étapes

Objectifs

Actions types

Rédaction du cahier des charges

Formaliser le besoin et les bases contractuelles

Rédiger le cahier des charges pour qu’il soit un véritable outil de communication entre le donneur d’ordre et les constructeurs

Définir les usages attendus en se basant sur des analyses d’activités et des retours d’expériences sur des machines comparables.
Prévoir les évolutions possibles de la production.

Définir qui fait quoi, notamment qui sera responsable du marquage CE.
Nota : Si le rédacteur du cahier des charges impose des solutions techniques détaillées telles que des plans de fabrication, il devient concepteur (Cf..dossier « Conception des machines »).

Identifier les normes à respecter (les normes ne peuvent être imposées aux fournisseurs que sur une base contractuelle)

Définir les conditions de réception

Prévoir les dispositions pour la formation des personnels d’exploitation et de maintenance

Établir un questionnement pour évaluer les fournisseurs sur des critères tels que :

  • Connaissances / méthodes en matière d’évaluation des risques
  •  Adéquation du produit au besoin
  • Délais de réalisation Qualité des produits livrés
  • Qualité du service après-vente

Sélection des fournisseurs

Choisir les fournisseurs

Sélectionner les fournisseurs en se basant sur les réponses au questionnement de l’étape précédente et en les vérifiant (en visitant des fabrications identiques ou similaires)

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