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Pénibilité au travail

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  4. Traçabilité des expositions aux facteurs de pénibilité (rubrique sélectionnée)

Traçabilité des expositions aux facteurs de pénibilité

Dans toute entreprise, quelle que soit sa taille, et pour chaque salarié exposé à un ou plusieurs facteurs de pénibilité, au-delà des seuils réglementaires, après application des mesures de protection collective et individuelle, l’employeur devait remplir une fiche individuelle d’exposition aux facteurs de pénibilité. Les modalités de communication et de transmission de cette fiche étaient encadrées.

Ce document a été supprimé en 2015 au bénéfice de la déclaration des expositions, mais il est tout de même utile de rappeler les dispositions qui lui étaient applicables.

La fiche individuelle d’exposition aux facteurs de pénibilité (fiche pénibilité) supprimée en 2015

Élaboration de la fiche pénibilité

Le contenu et les modalités d’utilisation de la fiche pénibilité étaient précisés dans le Code du travail (articles L. 4161-1 et L. 4161-2 dans leurs versions en vigueur jusqu’au 19 août 2015, D. 4161-1 à D. 4161-4 dans leurs versions en vigueur jusqu’au 1er janvier 2016).

Contenu de la fiche individuelle d’exposition aux facteurs de pénibilité

  • Conditions d’exposition aux facteurs de pénibilité
  • Période d’exposition
  • Mesures de prévention mises en œuvre
  • Précision, de manière apparente et claire, du droit pour tout salarié de demander la rectification des informations contenues dans ce document

Règles méthodologiques de l’évaluation de l’exposition aux facteurs de pénibilité fixées par la réglementation pour remplir la fiche pénibilité

  • L'exposition de chaque travailleur était évaluée par l'employeur au regard des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l'année, notamment à partir des données collectives annexées au document unique.
  • La fiche devait être établie en cohérence avec l’évaluation des risques professionnels
  • Le cas échéant, cette évaluation prenait en compte les situations types d’exposition définies par un accord collectif de branche étendu pour caractériser l'exposition des travailleurs à des facteurs de pénibilité. Ces situations types devaient notamment faire référence aux postes occupés et aux mesures de protection collective et individuelle appliquées.
  • L'employeur pouvait également prendre en compte des documents d'aide à l'évaluation des risques, notamment des référentiels de branche.
  • Lorsque la durée minimale d'exposition était décomptée en nombre d'heures par an, le dépassement du seuil était apprécié en cumulant les durées pendant lesquelles se déroulaient chacune des actions ou pendant lesquelles chacune des situations étaient constatées.

Modèle de la fiche pénibilité

  • La fiche pénibilité à établir pour les expositions du 1er février 2012 au 31 décembre 2014
    Cette fiche était à remplir pour chaque travailleur exposé à un ou plusieurs facteurs de pénibilité du moment qu’ils étaient susceptibles de laisser des traces durables identifiables et irréversibles sur sa santé. Les seuils réglementaires n’étaient pas encore prévus ou entrés en vigueur. Le Code du travail prévoyait qu’un arrêté fixe le modèle de la cette fiche (article L. 4161-1 en vigueur jusqu’au 19 août 2015). Ce modèle se retrouve à l’annexe d’un arrêté du 30 janvier 2012, abrogé au 1er janvier 2016
    Il s’agissait d’un modèle a minima, c’est-à-dire que la fiche établie par l’employeur devait au minimum comporter les informations qu’il prévoyait.
  • La fiche pénibilité prévue pour être établie à compter de 2015, pour les expositions au-delà des seuils réglementaires (durée de vie hypothétique : 1er janvier – 19 août 2015)
    Un arrêté devait créer un nouveau modèle de fiche pénibilité, très simplifié, faisant évoluer ce document afin de l’aligner sur le compte personnel de prévention de la pénibilité. Cette fiche aurait dû être établie pour quatre facteurs en 2015 et pour l’ensemble des facteurs à compter de juillet 2016.

Conséquences de la création de la fiche d’expositions aux facteurs de pénibilité

Certains documents permettant d’assurer la traçabilité des expositions ont été supprimés.
 

En effet, avec la création de la fiche pénibilité, les dispositions du Code du travail relatives à la fiche d’exposition aux agents chimiques dangereux (ACD) et l’attestation d’exposition aux ACD remise aux travailleurs ont été abrogées. À noter que pour les expositions antérieures au 1er février 2012, l’attestation d’exposition est toujours remise au travailleur à son départ de l’établissement.
 

En revanche, d’autres fiches subsistent :

  • fiche d’exposition à l’amiante (article R. 4412-120 du Code du travail),
  • fiche de sécurité pour les activités exercées en milieu hyperbare (article R. 4461-13 du Code du travail).

Pour en savoir plus sur les fiches qui subsistent, voir le dossier Traçabilité en santé et sécurité au travail.

Pour en savoir plus sur le lien entre les textes pénibilité et les documents permettant la traçabilité des expositions, voir l’article Pénibilité et traçabilité des expositions : fiches et attestations. Le point sur les documents créés, maintenus ou supprimés.

Conservation, communication, confidentialité et sanctions

Il était prévu que la fiche pénibilité soit conservée par l’employeur par tout moyen, pendant 5 ans après l’année à laquelle la fiche se rapportait :

  • Elle était communiquée au service de santé au travail qui la transmettait au médecin du travail, afin de compléter le dossier médical en santé au travail.
  • De plus, elle était tenue à tout moment à la disposition du travailleur.


Une copie de la fiche était transmise au travailleur au terme de chaque année civile, ou dans le mois suivant la date de fin de contrat si celui-ci s’achèvait au cours de l’année civile. Une copie lui était également remise en cas d'arrêt de travail d'au moins trente jours consécutif à un accident du travail (AT) ou à une maladie professionnelle (MP) et d'au moins trois mois dans les autres cas, ou en cas de déclaration de MP.
 

Les textes prévoyaient également la remise de la fiche au travailleur à son départ de l’établissement et qu’en cas de décès du travailleur, ses ayants-droits puissent en obtenir une copie.

 

Le fait de ne pas remplir ou actualiser la fiche était puni d’une amende de 1500 € (avec une majoration en cas de récidive), appliquée autant de fois qu’il y avait de travailleurs concernés par l’infraction.

 

La fiche pénibilité est confidentielle. Dès lors, les informations contenues dans ce document ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur auprès duquel le travailleur sollicite un emploi.

La déclaration des expositions (à compter de 2016 pour les expositions de 2015)

Depuis le 1er janvier 2015, l’attribution de points affectés au compte personnel de prévention de la pénibilité dépend d’une déclaration dématérialisée effectuée par l’employeur. Cette déclaration était censée être effectuée sur la base de la fiche pénibilité, mais celle-ci ayant été supprimée par la loi Rebsamen, il s’agit de la seule mesure persistant en matière de traçabilité des expositions aux facteurs de pénibilité. Les dispositions concernant la déclaration ont été modifiées et complétées par la loi 2015-994 du 17 août 2015 et les décrets 2015-1885 et 2015-1888 du 30 décembre 2015.

L’instruction n° DGT/DSS/SAFSL/2016/178 du 20 juin 2016 relative à la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité vient apporter des précisions, notamment quant aux seuils, à l’évaluation des expositions et aux modalités de la déclaration de celles-ci.

Facteurs de pénibilité : dates des premières déclarations

En janvier 2016 pour les expositions de 2015

  • Activités exercées en milieu hyperbare
  • Travail de nuit
  • Travail en équipes successives alternantes
  • Travail répétitif


En janvier 2017 pour les expositions à compter du 1er juillet 2016

  • Manutentions manuelles
  • Postures pénibles
  • Vibrations mécaniques
  • Agents chimiques dangereux
  • Températures extrêmes
  • Bruit

À noter que le seul fait pour l’employeur d’avoir déclaré l’exposition d’un travailleur aux facteurs de pénibilité dans les conditions et formes prévues par le Code du travail ne saurait constituer une présomption de manquement à son obligation d’assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des travailleurs (article L. 4161-3 du Code du travail). 

Modalités de déclaration

Ne sont toujours concernées que les expositions au-delà des seuils réglementaires, appréciés après application des mesures de protection collective et individuelle et les données déclarées restent confidentielles. Dès lors, les informations contenues dans la déclaration ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur auprès duquel le travailleur sollicite un emploi (article L. 4161-1 du Code du travail).

La déclaration s’effectue de matière dématérialisée, par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN), auprès de la caisse en charge des retraites. Toutefois, par dérogation, les entreprises tenues à l'obligation d’effectuer la déclaration annuelle des données sociales (DADS), déclarent par ce biais, les facteurs de risques professionnels auxquels leurs salariés sont exposés (article 28 II de la loi 2015-994). C’est pourquoi des dispositions réglementaires adaptent les modalités de déclaration des facteurs d’exposition et de paiement des cotisations à la mise en œuvre de la DSN (articles D. 4162-24 et D. 4162-25), et prévoient des modalités transitoires s’agissant des entreprises n’utilisant pas ce support pour leurs déclarations (décrets n° 2015-1885 et 2015-1888). 

Règles méthodologiques de l’évaluation de l’exposition aux facteurs de pénibilité fixées par la réglementation afin d’effectuer la déclaration des expositions

  • L'exposition de chaque travailleur est évaluée par l'employeur en cohérence avec l'évaluation des risques professionnels, au regard des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l'année, notamment à partir des données collectives annexées au document unique.
  • Le cas échéant, l’employeur peut utiliser les postes, métiers ou situations de travail définis dans l'accord collectif de branche étendu ou, à défaut d’accord, définis par le référentiel professionnel de branche homologué qui détermine l'exposition des travailleurs aux facteurs de pénibilité, en tenant compte des mesures de protection collectives et individuelles appliquées.
  • Lorsque la durée minimale d'exposition est décomptée en nombre d'heures par an, le dépassement du seuil est apprécié en cumulant les durées pendant lesquelles se déroulent chacune des actions ou pendant lesquelles chacune des situations sont constatées.
  • Pour l’évaluation du travail de nuit, l’employeur ne prend pas en compte les nuits effectuées dans les conditions du travail en équipes successives alternantes.

Cas particulier du travail temporaire

Depuis le 1er janvier 2015, les rôles respectifs de l’entreprise de travail temporaire (ETT) et de l’entreprise utilisatrice (EU) dans le cadre de la traçabilité des expositions aux facteurs de pénibilité sont définis. Ces précisions apportées pour l’établissement de la fiche pénibilité sont conservées pour la déclaration des expositions (articles L. 4161-1 et R. 4161-5 du Code du travail) :

  • Les EU transmettent à l’ETT les informations dont cette dernière a besoin pour effectuer la déclaration.
  • L’ETT, en tant qu’employeur, effectue la déclaration.


Le contrat de mise à disposition indique à quels facteurs de pénibilité le travailleur temporaire est exposé au vu des conditions habituelles de travail appréciées en moyenne sur l’année par l’EU caractérisant le poste occupé. Au besoin, ces informations sont rectifiées, à l’initiative de l’EU, par un avenant au contrat de mise à disposition.

Une disposition transitoire était prévue pour les expositions de 2015 : l’EU pouvait utiliser un autre support que le contrat de mise à disposition pour transmettre ces informations à l’ETT, au plus tard le 1er janvier 2016.

Possibilité de rectification de la déclaration

L’employeur peut rectifier sa déclaration jusqu’en avril de l’année suivant celle au titre de laquelle la déclaration est effectuée (5 ou 15, en fonction échéance paiement cotisations qui lui est applicable). Une disposition transitoire est toutefois prévue, puisqu’au titre des années 2015 et 2016 , il peut la rectifier jusqu’au 30 septembre de l’année suivante (10 octobre pour le régime agricole), sans risquer de se voir appliquer une pénalité. Par ailleurs, une dérogation est prévue concernant la possibilité de rectification par l’employeur : une rectification en faveur du salarié peut être effectuée dans les trois ans (article R. 4162-1 IV du Code du travail).

Communication des informations déclarées

Le travailleur est informé par la caisse chargée des retraites, par le biais d’un relevé, dans le cadre de la gestion de son compte personnel de prévention de la pénibilité. 

Le médecin du travail peut, dans le cadre de la surveillance médicale individuelle du travailleur, demander à l’employeur la communication des informations qu’il déclare. Le cas échéant, ces informations complètent le dossier médical.

Cas particuliers des travailleurs exposés qui ne bénéficient pas du C3P : la fiche individuelle de suivi

La déclaration des expositions est un préalable à l’alimentation du compte personnel de prévention de la pénibilité (C3P). Elle n’est dès lors pas à effectuer pour les travailleurs qui sont hors du champ d’application de ce dispositif, même s’ils sont exposés à des facteurs de pénibilité au-delà des seuils réglementaires après application des mesures de protection. C’est pourquoi la loi 2015-994 prévoyait que des dispositions réglementaires déterminent les modalités d'adaptation de la déclaration pour ces travailleurs.

Depuis, il existe un nouveau document à établir pour les travailleurs exposés au-delà des seuils réglementaires, appréciés après application des mesures de protection collective et individuelle, mais qui ne sont pas susceptibles d’acquérir des droits au titre du C3P, c’est-à-dire le personnel de droit public et les salariés affiliés à un régime spécial de retraite comportant un dispositif de reconnaissance et de compensation de la pénibilité (dont la liste est fixée par le décret 2014-1617 du 24 décembre 2014 fixant la liste des régimes spéciaux de retraite mentionnée à l'article L. 4162-1 du Code du travail).
 

L’employeur de ces catégories de travailleurs doit établir une fiche individuelle de suivi indiquant les facteurs de pénibilité auxquels ils sont exposés au-delà des seuils. L’exposition est évaluée en cohérence avec l’évaluation des risques professionnels (article D. 4161-1-1 du Code du travail).

Toutefois, il existe une exception car cette fiche n’a pas à être établie pour les travailleurs déjà soumis à un suivi de l’exposition à la pénibilité approuvé par arrêté.

Ainsi, les salariés affiliés au régime général des industries électriques et gazières ne sont pas concernés par ce dispositif (arrêté du 4 mai 2015 relatif à l'approbation du référentiel de classement des emplois en services actifs applicable aux entreprises de la branche professionnelle des industries électriques et gazières).

À noter que les travailleurs détachés en France font également l’objet d’une fiche individuelle de suivi.

En revanche, les travailleurs en contrat à durée déterminée de moins d’un mois et les salariés du particulier employeur sont totalement exclus du dispositif pénibilité : ils ne sont concernés ni par la déclaration des expositions (car ils ne sont pas éligibles au C3P), ni par la fiche individuelle de suivi.
 

Modalités de transmission, de communication et de conservation de la fiche individuelle de suivi

  • Elle est remise au travailleur au terme de chaque année civile et, si son contrat s’achève au cours de l’année civile, elle lui est transmise au plus tard le dernier jour du mois suivant la fin de contrat.
  • Elle est communiquée au médecin du travail, à sa demande, dans le cadre de la surveillance médicale individuelle du travailleur. Elle complète alors le dossier médical.
  • L’employeur la conserve par tout moyen pendant cinq ans

 Le fait de ne pas remplir ou actualiser la fiche individuelle de suivi est puni d’une amende de 1500 € (avec une majoration en cas de récidive), appliquée autant de fois qu’il y a de travailleurs concernés par l’infraction (article R. 4741-1-1 du Code du travail).

Pour en savoir plus sur la déclaration, se reporter à l'instruction n° DGT/DSS/SAFSL/2016/178 du 20 juin 2016 relative à la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité, annexes 1 et 6. Son annexe 2 apporte des précisions relatives à la fiche individuelle de suivi.

Mis à jour le 16/11/2016
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