La fiche d’entreprise

Qu’est-ce que la fiche d’entreprise ? 

La fiche d’entreprise est un document établi par le médecin du travail ou, dans les services de prévention et de santé au travail interentreprises (SPSTI), par l’équipe pluridisciplinaire pour chaque entreprise ou établissement dès l’embauche du premier salarié. Obligatoire, elle dresse un état des lieux détaillé des risques professionnels identifiés, en précisant les postes exposés, les effectifs concernés en distinguant les types de contrats (CDI, CDD, intérim) et présente les mesures de prévention déjà mises en œuvre ainsi que celles recommandées par le service de prévention en santé au travail.

Quelle est son utilité ?

La fiche d’entreprise est un document essentiel de la démarche de prévention. Elle constitue l’un des premiers supports permettant d’identifier et d’apprécier les risques professionnels présents dans l’entreprise ou l’établissement. Dans les Très Petites Entreprises (TPE) et les Petites et Moyennes Entreprises (PME), elle peut également servir de base pour préparer l’élaboration du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), qu’elle contribue à alimenter en facilitant le repérage des situations à risque. 

Elle fournit à l’employeur des éléments utiles pour repérer les postes susceptibles de présenter des risques particuliers pour la santé ou la sécurité des travailleurs. Ainsi, elle contribue à repérer les postes dont l’affectation implique un suivi individuel renforcé et ceux pour lesquels les salariés en CDD, intérimaires ou stagiaires doivent bénéficier d’une formation renforcée à la sécurité.

La fiche d’entreprise contribue à améliorer la qualité du suivi individuel des travailleurs, en permettant au SPST d’adapter ce suivi aux risques réellement présents dans l’entreprise.

Elle constitue également un outil de dialogue et de collaboration entre l’employeur et le SPST. Sa réalisation permet à l’équipe pluridisciplinaire d’apporter des conseils adaptés à l’employeur afin d’améliorer les mesures de prévention existantes et d’échanger de manière structurée sur l’organisation du travail, les expositions et les actions de prévention mises en œuvre. 

Attention : si la fiche d’entreprise peut utilement alimenter le DUERP et en faciliter la rédaction, elle ne peut en aucun cas s’y substituer. L’évaluation des risques, formalisée dans le DUERP, ainsi que la mise en œuvre des mesures de prévention relèvent entièrement et exclusivement de la responsabilité de l’employeur, qui ne peut ni transférer ni déléguer cette obligation au médecin du travail ou au service de prévention et de santé au travail.

À noter : Pour pouvoir émettre un avis d’inaptitude au poste de travail, le médecin du travail doit préciser la date à laquelle la fiche d’entreprise a été réactualisée, ce qui suppose qu’elle ait été établie. La fiche d’entreprise est ainsi un préalable à toute procédure d’inaptitude.

Qui élabore la fiche d’entreprise ?

La responsabilité de la rédaction de la fiche d’entreprise et de sa mise à jour incombe au médecin du travail dans les services autonomes (service interne à l’entreprise). Dans les SPSTI, cette mission est assurée par l’équipe pluridisciplinaire, sous la supervision du médecin du travail. Cette équipe réunit des médecins du travail, des collaborateurs médecins, des internes en médecine du travail, des infirmiers en santé au travail et des intervenants en prévention des risques professionnels (IPRP). Elle peut être complétée par des auxiliaires médicaux compétents en santé au travail, des assistants de SPST et d’autres professionnels recrutés après avis des médecins du travail. 

La réalisation de la fiche d’entreprise constitue l’une des actions sur le milieu de travail prévues dans les missions obligatoires des SPST.

Comment est-elle élaborée ?

Sa réalisation repose sur l’observation des situations de travail réelles lors de visites sur site, sur les informations communiquées par l’employeur (effectifs, postes, procédés, substances utilisées, etc.) et sur le suivi individuel de l’état de santé des salariés.

Il est recommandé d’initier la démarche par un premier échange entre le SPST et l’employeur ou son représentant. Cet échange a pour objet d’exposer les objectifs de la fiche d’entreprise et de recueillir les informations nécessaires à son élaboration.

À cette occasion, l’employeur transmet les données relatives aux effectifs et aux postes de travail, ainsi que le DUERP et le plan d’actions associé, permettant au SPTI de prendre connaissance des expositions et des actions de prévention déjà menées. Il doit aussi mettre à disposition les documents obligatoires relatifs à la santé et à la sécurité des travailleurs (fiches de données de sécurité, observations et mises en demeure de l’Inspection du travail, rapports et attestations de vérifications périodiques, registres de sécurité). L’employeur communique en outre la liste des produits utilisés, leur nature et leur composition, leurs modalités d’emploi et les résultats de toute mesure ou analyse effectuée, ainsi que l’ensemble des éléments permettant de comprendre l’organisation et les procédés de travail. 

Cette phase de préparation, éventuellement via un questionnaire préalable, permet au SPST de cibler efficacement les points nécessitant un examen approfondi lors de la visite sur site.

La visite sur site constitue le cœur de la méthode. Elle permet d’observer le travail réel, d’identifier les risques par poste et par unité de travail, d’apprécier les conditions de travail et d’évaluer les moyens de prévention existants. Lorsque cela est possible, des échanges avec les salariés sont organisés. Cette observation permet de confronter les constats de terrain aux éléments figurant dans le DUERP et aux informations préalablement transmises par l’employeur.  Dans ce cadre, ce dernier facilite l’intervention du SPST en garantissant l’accès aux locaux, aux installations et aux équipements.

À l’issue de la visite, l’ensemble des informations recueillies est analysé et synthétisé afin d’établir la fiche d’entreprise. Sa transmission à l’employeur, de préférence accompagnée d’une restitution orale des résultats, est une étape déterminante de la démarche. Elle favorise l’appropriation du document et permet d’initier ou de poursuivre le dialogue en matière de prévention.

Quand la fiche d’entreprise doit-elle être crée et mise à jour ?

La fiche d’entreprise doit être élaborée dans l’année qui suit l’adhésion de l’entreprise à un SPSTI. Une fois rédigée, elle doit être mise à jour au moins tous les quatre ans, y compris en l’absence de modification apparente, ou dans un délai plus court si l’entreprise en fait la demande.

En effet, il s’agit d’un document évolutif et dynamique, qui doit être actualisé chaque fois qu’il y a un changement qui impacte la sécurité des salariés, les risques professionnels identifiés, les effectifs des salariés qui y sont exposés ou les moyens de prévention mis en œuvre. Globalement, l’employeur doit informer le SPST de toute modification substantielle affectant l’entreprise. Cela concerne, par exemple, un déménagement, une modification des procédés de fabrication, l’introduction de nouvelles technologies ou substances, une évolution de l’organisation du travail ou encore une variation notable des effectifs. Cette actualisation régulière garantit que la fiche demeure un outil pertinent et adaptée de prévention.

Quel est son contenu ?

La fiche d’entreprise doit être élaborée conformément à un modèle fixé par un arrêté de 1989 du ministère chargé du Travail, ce qui garantit que la méthodologie de rédaction et son contenu soient communs à l’ensemble des entreprises Sa forme reste cependant libre, à condition que le contenu respecte les indications de l’arrêté et inclue les évolutions réglementaires et les pratiques des SPST.  

Son contenu réglementé s’organise autour de trois volets :

• Les renseignements d’ordre général : identification de l’entreprise ou de l’établissement, nature de l’activité, effectifs concernés, existence d’instances représentatives, ainsi que les éléments d’identification du médecin du travail ou du service en charge.
• Une appréciation des risques professionnels, qui décrit la nature des risques présents (par exemple, risques physiques liés à la chaleur, au froid, aux rayonnements, à la lumière, etc.), les postes ou unités de travail exposés, les effectifs concernés en distinguant les types de contrats, et, lorsque nécessaire, la surveillance médicale renforcée applicable. Cette partie peut intégrer les données disponibles sur les accidents du travail, maladies professionnelles ou autres indicateurs de santé au travail. 
• Les actions tendant à la réduction des risques, qui recensent les mesures de prévention en place, les actions spécifiques menées par le médecin du travail, les résultats éventuels de mesurages, les formations suivies (sécurité, secourisme, etc.) ainsi que les dispositifs de premiers secours. Ce volet comprend également les recommandations et préconisations du médecin du travail et de son équipe pluridisciplinaire.

Le médecin du travail peut également décider de présenter les informations contenues dans la fiche d’entreprise par unité de travail, afin de de mieux refléter les risques professionnels auxquels sont exposés les salariés. L’employeur ou le CSE peuvent également faire la demande d’une telle organisation de la fiche d’entreprise. Cette possibilité est utilisée notamment lorsque les unités ou secteurs présentent des risques différenciés.

Pour faciliter l’utilisation de la fiche par l’entreprise, notamment dans les TPE et PME, il peut être pertinent de présenter les informations sous forme de tableaux. Des annexes peuvent également être ajoutées pour fournir des documents complémentaires ou toutes informations utiles à la prévention.

À qui est destinée la fiche d’entreprise et qui peut la consulter ?

La fiche d’entreprise est transmise à l’employeur, qui peut l’utiliser comme support pour alimenter son DUERP et structurer sa démarche de prévention.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur doit la présenter obligatoirement, au CSE, ou à la CSSCT le cas échéant, en même temps que le bilan annuel sur la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. Elle doit être tenue à la disposition de la DREETS et du médecin-inspecteur du travail. Elle peut également être consultée par les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale (Carsat) et par certains organismes professionnels de santé, de sécurité et de conditions de travail constitués dans des branches présentant des risques particuliers, comme l’OPPBTP dans le secteur du bâtiment et des travaux publics.