Pour prévenir et limiter les effets sur la santé liés au travail sur écran, il convient d’être vigilant à l’aménagement et à l’implantation des postes de travail, au choix du matériel, à l’affichage des informations à l’écran mais aussi au contenu et à l’organisation des tâches de travail. Les recommandations ci-dessous ne sont à appliquer qu'après une analyse de l'activité du salarié  et information préalable de ce dernier.

Aménagement du poste de travail

Le mobilier doit être choisi en fonction des caractéristiques physiques de l'utilisateur. Il doit offrir des réglages qui répondent à la diversité des utilisateurs et à l'évolution des contextes d’utilisation au cours du temps.

La consultation et la participation des salariés en matière de choix du mobilier et d’aménagement du poste de travail doit être systématique.

Il faut veiller à offrir assez d'espace aux salariés pour qu'ils puissent bouger, changer de position, étendre leurs jambes, et accéder aisément à leurs documents...

Plan de travail

Certains plans de travail permettent d'alterner entre travail assis et travail debout. Ces mobiliers sont réglables en hauteur soit manuellement, soit électriquement. L’intérêt de l’alternance de la posture ne sera effectif que si le passage de la position assise à la position debout est aisé et rapide. Pour un travail debout, les recommandations concernant le positionnement de l'écran et des dispositifs  d'entrée sont les mêmes que pour un travail assis.

Ecran

• Hauteur de l'écran

Pour établir un compromis entre vision et posture, le haut du moniteur doit se situer au niveau des yeux, sauf pour les salariés  porteurs de certains verres progressifs pour lesquels l’écran doit être positionné plus bas. 
 

• Distance œil - écran

En alphanumérique, la distance optimale entre l’œil et l’écran dépend principalement  de la taille des caractères ou des chiffres affichés.
En pratique, une distance œil – écran de l’ordre de 50 cm à 70 cm (en fonction de la taille de l’écran) assure un confort visuel satisfaisant.

• Travail sur micro-ordinateur portable

Pour les salariés qui travaillent sur un micro-ordinateur portable, la connexion à une station d’accueil reliée à un écran externe ainsi qu’aux périphériques d’entrée (clavier, souris) est à favoriser. A défaut, il existe des rehausseurs qui permettent de placer le haut de l’écran à hauteur des yeux. Il s’agit d’un plan incliné sur lequel l’ordinateur est posé. Un clavier standard doit alors être connecté au portable pour préserver des conditions optimales de frappe au clavier.

• Travail sur plusieurs écrans

Si le salarié  travaille sur 2 écrans et que l'un est beaucoup plus consulté que l'autre, il convient de le placer face au salarié. Dans le cas contraire, les 2 écrans sont placés symétriquement par rapport au salarié. Si les 2 écrans ne font qu'un seul du point de vue de l'affichage, il peut être en plus utile d'augmenter la vitesse de déplacement du curseur d'un écran à l'autre.

Si le salarié  travaille sur 3 écrans, il convient de les disposer en arc de cercle pour avoir la même distance entre l'œil et ces affichages.

Avec 4 écrans ou plus, il faut que le salarié  puisse se déplacer avec son siège qui doit donc posséder des roulettes.

Dans tous les cas, les écrans doivent être accolés et la polarité d'affichage doit être la même sur tous Il est recommandé dans la plupart des cas de privilégier une polarité positive qui correspond à l’affichage de caractères foncés sur un fond clair).

Porte-document

Lorsque le salarié  travaille à partir de documents papier, un porte-document (ou porte-copie) est utile. Celui-ci doit être placé à une hauteur et une profondeur qui minimisent la fatigue de la nuque et des yeux : à côté de l’écran ou entre le clavier et l’écran.

Si le salarié  a besoin de placer ses documents devant lui pour y écrire, un support de document amovible peut être placé devant l'écran sans avoir besoin de repousser le clavier.  

Choix du matériel

Clavier

Le clavier doit être inclinable, dissocié de l'écran et avoir une surface mate pour éviter les reflets. Son épaisseur moyenne ne devrait pas excéder 3 cm.

L'épaisseur et l'inclinaison du clavier doivent limiter l'extension des poignets, c'est pourquoi il n'est pas conseillé d'en déplier les pieds. Le clavier doit se situer en face du salarié  mais pas au bord du plan de travail pour permettre l’appui occasionnel des mains et des avant-bras. Une distance de 10 à 15 cm entre le bord du plan du travail et la barre d'espacement du clavier permet cet appui. Il faut  éviter de poser continuellement les poignets sur le bord du bureau pendant la frappe.

Type d’écran

L'écran doit être mat. Les écrans présentant des reflets miroir qui peuvent être source de fatigue visuelle sont à éviter. L'écran doit être de taille adaptée au travail à effectuer mais aussi au niveau de résolution (ou définition) souhaitable. Pour bénéficier confortablement de la haute résolution, l’écran doit être de grande taille, sinon les caractères apparaissent trop petits. L'écran doit être orientable et inclinable facilement.

Affichage

La polarité de l’écran doit privilégier un affichage sur fond clair car :

• elle est moins fatigante pour la vue qu'un affichage sur fond sombre
• les reflets sont moins visibles
• la couleur de fond est la même que celle des documents papier et de l’environnement (murs souvent de couleur claire)

Avec un écran brillant d'ordinateur portable, un affichage sur fond clair est impératif.
Pour la plupart des tâches en bureautique, il convient de ne pas utiliser plus de 2 ou 3 couleurs en plus de celle du fond. La couleur bleue est à éviter pour les caractères de petites tailles et pour le curseur car elle est la moins bien perçue quand on fixe quelque chose ou avec l’avancée en âge. Par ailleurs, il faut veiller à ce que le contraste entre les caractères et le fond soit suffisant.

Enfin, étant donné l’amélioration de la qualité des écrans de visualisation et la généralisation du fond clair, les filtres d’écran ne présentent plus d’intérêt.

Logiciel

Le logiciel doit être adapté à la tâche à exécuter et d'un usage facile et adapté au niveau de connaissance et d'expérience de l'utilisateur.

Les systèmes informatiques doivent fournir aux travailleurs des indications sur leur déroulement et afficher l'information dans un format et à un rythme adaptés aux salariés.

La densité de l'information affichée doit être telle qu'elle ne soit pas perçue par l'utilisateur comme trop encombrée. Pour de nombreuses interfaces en mode caractère, une limite de 40 % de la surface de l'écran est convenable.

S'il est nécessaire d'afficher ou de manipuler des informations provenant de différentes sources, il convient d'envisager l'utilisation de plusieurs fenêtres ou d'une fenêtre unique contenant plusieurs entrée/sortie. En cas de multifenêtrage, il est  préférable d'avoir une juxtaposition des fenêtres plutôt qu'un recouvrement, notamment pour les salariés  débutants.

Il convient que les messages d'erreur indiquent les éléments incorrects et les actions à entreprendre pour corriger les erreurs.

Si la réponse du système à l'exécution d'une option est retardée (plus de 3 s après initiation), il convient de fournir à l'utilisateur une indication l'informant que le système est en train de traiter la demande.

Si le document papier est utilisé comme source d'entrée dans l'ordinateur, il convient que l'écran destiné aux dialogues de type remplissage de formulaires soit conçu de manière cohérente avec la structure de ce document papier.

Implantation du poste de travail

Il est en général possible d'implanter de façon adéquate un poste de travail comprenant un ordinateur et ce, quelle que soit la configuration de la pièce. Il convient pour cela d'étudier l'éclairage, ainsi que  l'environnement sonore et thermique.
 

Environnement lumineux

Le travail sur écran nécessite un éclairage spécifique. Les éclairages naturels et artificiels doivent être adaptés pour éviter les éblouissements et les reflets sur l’écran.

Les contrastes entre la luminance de l’écran et celles des différentes zones de l’espace de travail (tâche, mûrs, plafonds, sol, prises de jour, luminaires) doivent être le plus réduits possible pour assurer une performance visuelle satisfaisante.

Idéalement, la surface de vitrage d’un local destiné au travail informatisé ne devrait pas excéder le quart de la surface du sol et ce local ne devrait disposer de fenêtres que sur un seul côté.

Autant que possible, placer les écrans perpendiculairement aux fenêtres pour éviter les reflets et les éblouissements liés à l’éclairage naturel. Si, malgré tout, les salariés ont le soleil dans les yeux ou sur leur écran au cours de la journée, équiper les fenêtres de stores est une solution. Privilégier ceux à lamelles horizontales qui permettent de renvoyer plus ou moins de lumière vers le plafond en jouant sur l’orientation des lamelles et limitent la vision du ciel lorsqu’ils sont à moitié descendus.

Dans les bureaux paysagers, des cloisons mobiles ou certains mobiliers hauts peuvent constituer une protection contre le risque d’éblouissement.

L’éclairage artificiel préconisé peut être de type direct intensif, indirect voire mixte.

• Un éclairage direct intensif est un éclairage dirigé vers le bas avec des luminaires équipés de grilles de défilement qui canalisent la lumière. Avec ce type d’éclairage, il convient de disposer les postes entre les luminaires.
• Un éclairage indirect est un éclairage dirigé vers le haut ou vers un mur. Avec ce type d’éclairage, la lumière doit être dirigée vers le plafond, à l’aplomb du poste de travail ou, à défaut, au voisinage immédiat. Cette recommandation est également valable pour de l'éclairage mixte.

Les personnes consultant souvent des documents papier peuvent avoir besoin d'une lampe d'appoint si l’éclairement (quantité de lumière qui arrive sur une surface) de ces documents est inférieur à 200 lux, voire à 300 lux si ces personnes ont plus de 40 ans. Il faut s’assurer que cette lampe n’éblouisse pas l’opérateur et son voisin et ne cible que les documents. Elle devrait posséder soit une grille de défilement, soit un réflecteur qui distribue plus la lumière d’un côté que de l’autre (réflecteur asymétrique) et être munie d’un bras articulé. 

Les recommandations en matières de confort hygrothermique sont les suivantes :

Organisation du travail

Travailler toute la journée sur un écran n'est pas recommandé. Pour en réduire les effets, il est conseillé d’alterner le travail informatisé avec des tâches autres que sur écran. Lorsque l'organisation et la nature de la tâche sur écran ne permettent aucun changement d’activités, il est alors impératif de respecter un régime de pauses qui doit être adapté au contenu et à l’intensité du travail.

Par ailleurs, l’organisation des tâches doit permettre un repos périodique des mécanismes d’accomodation et de convergence des yeux sollicités pendant le travail. Ainsi quitter l’écran des yeux, même brièvement, contribue à la prévention de la fatigue visuelle.

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