Achat d’une machine : rédiger son cahier des charges

Quels sont les enjeux lors de la rédaction d’un cahier des charges pour l’achat d’une machine ou d’un équipement de travail ?

Bien souvent, ce type de cahier des charges comporte principalement des exigences fonctionnelles techniques. Les aspects santé-sécurité au travail sont souvent limités à des phrases standards sur le respect de la réglementation et des normes en vigueur.
L’enjeu consiste donc à aller au-delà de ces rappels en incitant le binôme client – fournisseur(s)   à discuter afin de définir les usages probables du futur équipement de travail. L’objectif est  d’adapter la machine aux opérateurs et non l’inverse.

Qu’est-ce qui doit figurer sur ce cahier des charges ?

Le cahier des charges constitue une pièce essentielle dans la relation client – fournisseur(s). Il doit bien sûr indiquer quels sont les aspects techniques attendus mais aussi comment le client envisage d’utiliser cette machine.
Pour cela, nous proposons une méthode qui s’appuie sur l’analyse fonctionnelle du besoin pour identifier et hiérarchiser les fonctions techniques attendues (découper ou approvisionner par exemple). Il est ensuite demandé de répondre à quelques questions simples pour chacune de ces fonctions : pourquoi a-t-on besoin de cette fonction ? Sur quoi agit-elle ? Qui est-ce qui la réalise ? Comment se déroule-t-elle ? Où a-t-elle lieu ? Quand est-elle réalisée ?
Enfin, la rédaction d’un cahier des charges n’a d’utilité que si l’atteinte des objectifs fixés est vérifiée. Il est donc nécessaire d’intégrer également des éléments sur les conditions de  réception : points d’étapes (revues de projets), modalités de vérification (plans, simulation numérique, maquettes, prototypes…), scénarios et critères d’évaluation.

La méthode décrite dans cette brochure a-t-elle été testée ?

Cette méthode, qui a été élaborée en collaboration avec le Centre technique des industries mécaniques (Cetim) a été testée dans une entreprise qui fabrique des panneaux isolants et qui devait remplacer sa ligne de production. Au départ, leur cahier des charges se limitait aux principales fonctions techniques et il tenait sur une seule page. Les réponses des fournisseurs étaient très variées et inadaptées.  Avec la méthode proposée, l’expression des besoins techniques enrichis des usages attendus a conduit à la rédaction d’un cahier des charges d’une quarantaine de pages. Les réunions pour élaborer ce document ont pris une vingtaine d’heures. Il faut y associer un maximum de personnes : salariés de l’atelier qui pourront décrire au mieux le travail, personnel de maintenance, personnes en charge de la sécurité… Aujourd’hui la nouvelle ligne de production est adaptée aux besoins et aux usages de l’entreprise.

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